>> Warum Veranstalter die Kontrolle verlieren.

Wenn man die deutsche Event- und Festivalbranche genauer betrachtet, wird schnell deutlich: Es mangelt oft an einem modernen Verständnis für Marketing, technologische Innovationen und personalisierten Kommunikationsstrategien. Viele Veranstalter und Künstler setzen weiterhin auf altbewährte Methoden, die zwar früher erfolgreich waren, aber in der heutigen digitalen Welt längst nicht mehr den gleichen Effekt erzielen.

Das Denken „Was früher funktioniert hat, wird auch heute noch funktionieren“ prägt nach wie vor die Ansätze vieler Veranstalter. Ein paar Plakate, Radiowerbung und sporadische Social-Media-Posts – oft begleitet von der Hoffnung, dass Ticketplattformen wie Eventim die nötige Reichweite generieren – gelten als ausreichend. Doch das ist eine kurzfristige Strategie. In einer Zeit, in der Zielgruppen verstärkt nach personalisierter Ansprache verlangen, genügt das nicht mehr.

Viele Veranstalter übersehen, dass sie die Kontrolle darüber verloren haben, wann und wie sie ihre Zielgruppen erreichen. Stattdessen sind sie von externen Plattformen wie Eventim oder großen sozialen Netzwerken abhängig. Diese können zwar als hervorragende „Erstkontakt-Maschinen“ fungieren, doch die Plattformen entscheiden, wann und wie die Zielgruppe angesprochen wird – und dafür müssen oft erhebliche Summen investiert werden.

Warum

Direct-to-Fan der Gamechanger ist

>> Die Lösung liegt in einer Direct-to-Fan-Strategie.

Hierbei werden soziale Medien genutzt, um wertvolle Fan-Daten wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern zu generieren. Diese Daten müssen aktiv genutzt werden, um Fans langfristig zu binden – sei es über WhatsApp-Newsletter, eine eigene App oder E-Mail-Newsletter. So kann eine direkte und nachhaltige Verbindung aufgebaut werden, die den Veranstalter wieder in die Lage versetzt, seine Zielgruppen selbst zu steuern.

Ein zentraler Aspekt einer erfolgreichen Direct-to-Fan-Strategie sind die Daten der Ticketkäufer.

Leider gewähren nicht alle Ticketanbieter den Veranstaltern Zugriff auf diese wertvollen Informationen. Dies ist eine unhaltbare Situation. Fehlen diese Daten, beginnt man jedes Jahr von Neuem mit dem Marketing – ein schwerwiegender Fehler. Ein Wechsel zu einem Anbieter, der diese Daten zur Verfügung stellt, ist daher dringend zu empfehlen.

Kontrolle zurückgewinnen: Fan-Daten als Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg

Besitzen Veranstalter diese zentralen Datensätze, können sie weitere Quellen und Kanäle nutzen: Newsletter via WhatsApp und E-Mail, die gezielte Ansprache von Custom Audiences auf Social Media oder der Verkauf über eigene Onlineshops. So entsteht ein konsistenter Datenstrom, der genutzt werden kann, um gezielt zu kommunizieren und Fans zu binden.

Eine Customer Data Platform (CDP) oder ein Customer Relationship Management (CRM) sind essenzielle Tools für moderne Event- und Festivalveranstalter. CDPs ermöglichen es, Kundenidentitäten aus verschiedenen Quellen – Ticketshop, Newsletter-Tool, Onlineshop – zu kombinieren und in einem zentralen Profil zusammenzuführen.

Von der Masse zur Zielgruppe: Wie personalisierte Ansprache den Unterschied macht

>> Ein Beispiel

Ein Nutzer stößt über Social Media auf ein Festival, meldet sich für den WhatsApp-Newsletter an und kauft Tickets. Dieser Prozess wird in der CDP abgebildet, und das Profil des Nutzers wird kontinuierlich aktualisiert. Später können auch Informationen aus weiteren Käufen, Festival-Apps oder Folgeveranstaltungen hinzugefügt werden.

Mit einem gut geführten CRM oder CDP können Veranstalter ihre Kommunikation gezielt personalisieren. Das Ergebnis: höhere Klick-, Öffnungs- und Konversionsraten bei gleichzeitiger Kostenersparnis. So kann ein Festivalbesucher nach der Veranstaltung personalisierte Angebote für das nächste Jahr erhalten – basierend auf seinem Kaufverhalten und seiner Herkunft.